SISTEM INFORMASI MANAGEMEN

1.  Pendahuluan

      Sistem manajemen basis data mengorganisasikan volume data dalam jumlah besar yang digunakan oleh perusahaan dalam transaksi-transaksinya sehari-hari. Data harus diorganisasikan sehingga para manajer dapat menemukan data tertentu dengan mudah dan cepat dalam pengambilan keputusan. Perusahaan memecah keseluruhan koleksi data menjadi sekumpulan tabel-tabel data yang saling berhubungan. Kumpulan-kumpulan kecil data yang saling terhubung ini akan mengurangi pengulangan (redundancy) data. Pada akhirnya, konsistensi dan akurasi data akan meningkat.

            Struktur data perusahaan selama beberapa tahun terakhir ini telah mengalami perubahan. Dewasa ini, sebagian besar perusahaan menggunakan basis data yang mengikuti suatu struktur relasional. Dua alasan penting di balik penggunaan struktur ini adalah bahwa struktur basis data relasional mudah untuk digunakan dan hubungan di antara tabel-tabel di dalam struktur bersifat implisit. Kemudahan penggunaan telah memberanikan banyak manajer untuk menjadi pengguna langsung dari sumber daya basis data.

              Suatu basis data harus di rancang dengan sangat cermat. Para profesional sistem informasi dan pengguna bisnis bekerja bersama untuk membuat spesifikasi basis data. Pendekatan-pendekatan seperti pemodelan yang berorientasi pada proses (process-oriented modeling) dan pemodelan perusahaan (enterprise modeling) memungkinkan perancangan basis data menghadapi masalah-masalah yang ada sekaligus meraih peluang melalui sinergi yang terjadi di antara area-area bisnis. Teknik-teknik seperti diagram hubungan entitas dan diagram kelas akan memperjelas komunikasi yang terjadi di antara spesialis informasi dan pengguna sehingga rancangan basis data akan dapat memenuhi kebutuhan perusahaan.

              Meningkatnya arti penting basis data sebagai sumber daya yang mendukung pengambilan keputusan telah mengharuskan para manajer mempelajari lebih jauh perancangan dan penggunaan basis data. Formulir dan laporan adalah metode-metode standar untuk akses, namun query sudah telah semakin penting artinya. Jika semua hal di anggap sama, manajer yang dapat menggunakan sumber daya basis data secara langsung dengan cara yang paling baik akan memberikan keputusan yang terbaik bagi perusahaan.

2.  Organisasi Data

                 Komputer pada awalnya digunakan untuk memecahkan masalah-masalah yang membutuhkan kalkulasi angka yang rumit dan membosankan. Masalah-masalah ini membutuhkan  input dan sedikit output. Dewasa ini, perusahaan membutuhkan jumlah input dan output yang sangat besar. Perusahaan sering kali membutuhkan komputer untuk memecahkan masalah yang sama, dengan input yng berbeda, secara berulang kali. Menghitung tagihan seorang pelanggan setiap kali penjualan dilakukan adalah suatu proses sederhana yang dapat diulangi berkali-kali. Perusahaan menyiapkan data dalam jumlah besar di sistem informasi berbasis komputernya hanya karena perusahaan tersebut melakukan begitu banyak transaksi bisnis. Terdapat begitu banyak data sehingga data tersebut tidak dapat berguna dalam pengambilan keputusan bisnis tanpa adanya satu cara pengorganisasian yang efektif dan efisien. Agar dapat meenggunakan data dan terhindar dari kekacauan, konsep “data” telah dipecah dan dikurangi menjadi konsep-konsep yang lebih kecil. Konsep-konsep data yang lebih kecil akan menyediakan balok-balok pembangunan yang dapat dikombinasikan untuk menghasilkan kembali data awal dalam suatu bentuk yang terorganisasi dan dapat diakses.

3.  Hierarki Data

                   Data bisnis secara tradisional telah diorganisasikan kedalam suatu hierarki field-field data yang bergabung untuk membentuk record, dan record yang bergabung untuk membentuk file. Field Data adalah unit data yang terkecil, mencerminkan jumlah data terkecil yang akan ditarik dari komputer pada satu waktu. Contoh field data dapat berupa kode untuk mata kuliah yang sedang anda ambil. Record adalah suatu koleksi field-field data yang saling berhubungan. Pengguna secara logis akan berpikir bahwa field-field data didalam suatu record akan terhubung, seperti kode mata kuliah yang akan memiliki hubungan dngan nama mata kuliah. File adalah koleksi record yang saling berhubungan, seperti satu file dari seluruh record yang berisi field kode-kode mata kuliah dan namannya.

                   File dapat diwakili oleh oleh tabel-tabel; Tabel 6.1 adalah satu contoh file yang dapat kita sebut MATA KULIAH. Record adalah baris-baris di dalam tabel. Nilai didalam baris mencerminkan nilai-nilai field data “MIS105” dan “Literasi Sintem informasi” adalah nilai-nilai dari field kode dan uraian mata kuliah untuk record yang pertama. Hierarki sederhana field yang membentuk record yang bergabung menjadi satu field menciptakan organisasi mendatar dari seluruh data yang digunakan dalam pengambilan keputusan dengan bantuan komputer.

            Basis data dalam sekumpulan file. Definisi umum dari basis data adalah bahwa basis data merupakan kumpulan dari seluruh data berbasis komputer sebuah perusahaan. Definisi basis data yang lebih sempit adalah bahwa basis data merupakan kumpulan data yang berada dibawah kendali peranti lunak sistem manajemen basis data. Menurut definisi yang lebih sempit, data perusahaan yang dikendalikan dan diadministrasi oleh sistem manajemen basis data akan dianggap sebagai basis data; file-file komputer yang terdapat didalam komputer pribadi seorang manajer akan dianggap berada diluar basis data.

4.  Spreadsheet sebagai Basis Data Sederhana

                   Tabel yang berisi baris dan kolom dapat disajikan dalam suatu spreadsheet, karena banyak pengguna telah mengenal spreadsheet, ia dapat digunakan untuk mempeerkenalakan konsep-konsep basis data. Kolom-kolom dalam spreadsheet mencerminkan field-field data, sedangkan judul kolom berisi nama-nama field data. Baris-baris dalam tabel berisi nilai field.

                   Fitur 6.1 menggambarkan spreadsheet Excel yang berisi nilai-nilai dari tabel MATA KULIAH di tabel. 6.1 . konsep tabel merupakan konsep yang penting, karena struktur basis data yang paling populer bagi organisasi bisnis, struktr basis data relasional (relational database structure), secara konseptual serupa dengan sekumpulan tael-tabel yang saling berhubungan. Sebagian besar istilah yang dipergunakan oleh spesialis informasi yang bekerja dengan sistem manajemen basis data akan beerhubungan dengan istilah-istilah yang dipergunakan untuk menjelaskan tabel-tabel, tetapi dengan beberapa istilah dan konsep tambahan yang dibutuhkan.

            Tabel 6.1 Tabel MATA KULIAH  

KODE	URAIAN
MIS105	Literasi Sistem Informasi
MIS315	Sistem Malnajemen basis data
POM250	Pengantar Manajemen Operasi
MGT300	Pengantar Manajemen
MKT300	Pengantar Pemasaran
MKT444	Riset Pemasaran
STA230	Statistik Deskriptif
ACG201	Akuntansi Keuangan
ACG301	Akuntansi Biaya
FIN305	Keuangan Pribadi
ACN375	Pasar Global
ACN460	Regulasi Perbankan
INT100	Keberagaman Budaya
INT201	Bahasa Spanyol Untuk Bisnis
INT202	Bahasa Perancis Untuk Bisnis

5.     Flat Files

          Pertama kita perlu mendefinisikan satu jenis tabel tertentu, yaitu File datar (flat file) adalah suatu tabel yang tidak memiliki kolom-kolom yang berulang. Lihatlah tabel 6.2, huruf-huruf pada kode mata kuliah yang menunjukan bidang akademis telah dipisahkan dan ditempatkan pada satu kolom terpisah. Mata kuliah untuk bidang akademis disajikan sebagai kolom dalam baris yang sama. Kolom-kolom untuk kode mata kuliah dan uraiannya mengalami pengulangan.

                      Kolom-kolom yang brulang melanggar persyaratan bagi flat file. Alasan dari sebuah tabel haru menjadi flat file adalah karena komputer membaca field-field data dari sebuah record secara berurutan. Ketika urut-urutan ini bukan merupakan suatu urutan yang konstan, komputer tiak akan bisa membaca record dengan benar. Dalam baris pertama tabel 6.3, komputer akan membaca lima nilai : “MIS,” “105,” “Literasi Sistem Informasi,” “315,” dan “Sistem Manajemen Basis Data.” Komputer ini lalu akan memperkirakan untuk membaca kelima nilai diatas dalam record berikutnya. “POM,” “250,”Pengantar Manajemen Operas,” “MKT,” dan “300” namun perhatikan bahwa komputer telah membuat satu kesalahan; ia salah mengartikan dua nilai pertama dari baris ketiga sebagai nilai keempat dan kelima baris kedua. Suatu flat file, yang tidak memuat kolom-kolom yang berulang, berisi urut-urutan field data yang konstan yang dibutuhkan oleh manajemen basis data.

                      Alasan kedua untuk flat file adalah bahwa ia memungkinkan struktur basis data relasional untuk dinormalisasi. Normalisasi (normalization) adalah suatu proses formal untuk menghapus field-field data yang berulang (redundant) sambil tetap menjaga kemampuan basis data untuk menambah, merubah, dan menghapus tanpa menyebabkan kesalahan.

6.     Field-Field Kunci

                      Tabel 6.3 menunjukan nilai-nilai dalam tabel BUKU dan menggambarkan konsep dari suatu kunci. Kunci (key) didalam suatu tabel adalah satu field (atau kombinasi field) yang berisi satu nilai yang secara unik mengidentifikasikan masing-masing record didalam tabel. Ini artinya bahwa setiap baris dalam tabel akan teridentifikasi secara unik. Satu field dalam banyak kasus dapat menjadi kunci bagi satu tabel. Hanya mampu membedakan antara dua atau tiga baris sajalah tidak cukup; nilai kunci haruslah unik unruk keseluruhan tabel.

          Tabel 6.3 Tabel BUKU         

ISBN	JUDUL
X125	Contoh-Contoh Basis Data
C21	HTML Untuk Pemula
P1963	Manajemen Bisnis
C123	Produk, Promosi, Penempatan, Harga
W459	Teknik-Teknik Penjualan Personal
R16	Pengantar Akuntansi
U523	Akuntansi Biaya
H384	Dasar-Dasar Manajemen Operasi
J384	Risiko dan Pengambilan
K232	Pranti Lunak Produktivitas Pribadi
L921	Dasar-Dasar Peranti keras
K772	Saham Versus Obligasi
K127	Sumber Daya Manusia Dewasa Ini
T881	Server Oracle
T327	Server SQL
A129	Manajemen Bisnis
N991	Sistem Federal Reserce
V67	Bahasa Perancis Untuk Bisnis
X329	Bahasa Spanyol di Tempat Kerja
P88	Statistik Untuk Bisnis

                      Jika Anda mendengar nilai field ISBN adalah “X125” Anda akan tahu bahwa nilai field JUDUL adalah “Contoh-Contoh Basis Data.” Field ISBN adalah field kunci.

                      Sekilas dapat terlihat bahwa nilai-nilai dari field JUDUL juga akan dapat secara unik mengidentifikasikan setiap baris. Akan tetapi, judul “Manajemen Bisnis” ternyata muncul dua kali, sehingga komputer tidak dapat mengetahui apakah nilai ISBN untuk “P1963” atau “A129” yang seharusnya dipergunakan. Buku-buku terkadang memiliki judul yang sama, namun ISBN akan selalu unik.

                      Beberapa tabel mungkin memiliki dua field yang merupakan kandidat untuk menjadi kunci. Kandidat kunci (key candidate) adalah sebuah field yang secara unik mengidentifikasikan masing-masing baris tabel namun tidak dipilih untuk meenjadi kunci. Dalam tabel MATA KULIAH yang telah dijelaskan dalam tabel 6.1, field Uraian akan secara unik mengidentifikasi masing-masing baris. Namun, field kode-lah yang dipilih untuk menjadi kunci. Sering kali, ketika berhadapan dengan suatu pilihan untuk memilih diantara dua field yang dapat menjadi kunci, maka field yang lebih padatlah yang dipilih. Nilai-nilai field yang lebih panjang (seperti field Uraian versus field-field seperti kode) akan dihindari karena field panjang akan memiliki resiko salah ketik dalam menulis nilai field kunci yang lebih tinggi.

                      Beberapa tabel membutuhkan nilai-nilai dari dua atau lebih field untuk dapat secara unik mengidentifikasi masing-masing baris didalam tabel. Satu contoh yang mungkin dapat timbul ketika mata kuliah memiliki proyek. Tabel 6.4 menunjukan proyek-proyek, namun perhatikan bahwa tidak terdapat satu nilai field  data yang akan secara unik mengidentifikasikan setiap baris. Nilai-nilai dalam kolom field kode berulang diantara baris-baris. Begitu pula nilai-nilai field di dalam kolom-kolom yang lain. Akan tetapi, ketika nilai-nilai di dalam field kode dan angka dikombinasikan, nilai-nilai hasil kombinasi menjadi unik.

          Tabel 6.4 Tabel Project

KODE	ANGKA	JUDUL	TANGAGAL BERAKHIR	NILAI
MIS105	1	Pembuatan Home Page	15/09/2003	25
MIS105	2	Bekerja Dengan Menggunkan Windows	13/11/2003	50
MIS316	1	Basis Data Alumni	5/12/2003	20
MKT444	1	Menemukan Pelanggan	31/10/2003	50
MKT444	2	Membuat Segmentasi Pelanggan	21/11/2003	50
MKT444	3	Layanan Pelanggan	12/12/2003	40
FIN305	1	Fortopolio Pribadi	14/11/2003	35
INT201	1	Kata Benda	17/9/2003	15
INT201	2	Kata Kerja	21/11/2003	25
INT202	1	Kata Benda	17/9/2003	15
INT202	2	Kata Kerja	21/11/2003	25

7.    Tabel-Tabel yang Berhubungan

          Anda dapat dengan mudah melihat hubungan antara tabel-tabel MATA KULIAH dan PROYEK (Tabel 6.1 dan 6.4). tabel-tabel tersebut berbagi satu field yang sama, yaitu kode, dan nilai field kode menentukan baris-baris mana di dalam tabel yang tergabung secara logis. Sebagai contoh, jika anda ingin mengetahui proyek-proyek yang disyaratkan untuk mata kuliah yang berjudul “Literasi Sistem Informasi,” anda harus menenmukan nilai yang cocok di field data yang dimiliki bersama oleh kedua tabel. Field kode terdapat di kedua tabel dan memungkinkan data di kedua tabel tersebut disatukan, atau dihubungkan. “MIS105” adalah nilai field kode dimana nilai field Uraian adalah “Literasi Sistem Informasi.” Ini terhubung dengan nilai field kode didalam tabel PROYEK yang menunjukan bahwa mata kuliah “Literasi Sistem Informasi” memiliki proyek-proyek untuk “Pembuatan Home Page” dan “Bekerja dengan Menggunkan Windows.”

          Kita akan menambahakan field Singkatan pada tabel MATA KULIAH sehingga kedua tabel akan dapat digabungkan oleh satu field yang sama. Tabel 6.6 menunjukan tabel MATA KULIAH setelah ditambahkan Singkatan. Kini, seorang mahasiswa yang mengalami kesulitan dalam mata kuliah “Pengantar Pemasaran” dapat meencocokan nilai field Singkatan “MGTMKT” di dalam tabel MATA KULIAH dengan nilai field Singkatan “MGTMKT” di tabel JURUSAN dan menghubungi “910-4500” untuk mendapatkan bantuan.

          Tabel 6.5 Tabel JURUSAN

SINGKATAN	NAMA	LOKASI	TELEPON
ISOM	Sistem Informasi dan Manajemen Operasi	Cameron Holl	910-3600
MGTMKT	Manajemen dan Pemasaran	Cameron Hall	910-4500
ACGFIN	Akuntansi dan Keuangan	Dobo Hall	910-1800
ECN	Ilmu Ekonomi	Randall	910-0900
INT	Bisnis Internasional	Dobo Hall	910-0900

          Tabel 6.6 Tabel MATA KULIAH dengan penambahan Field Singkatan

KODE	URAIAN	SINGKATAN
MIS105	Literasi Sistem Informasi	ISOM
MIS315	Sistem Manajemen basis Data	ISOM
POM250	Pengantar Manajemen Operasi	ISOM
MGT300	Pengantar manajemen	MGTMKT
MKT300	Pengantar Pemasaran	MGTMKT
MKT444	Riset Pemasaran	MGTMKT
STA230	Statistik Deskriptif	ISOM
ACG201	Akuntansi Keuangan	ACGFIN
ACG301	Akuntansi Biaya	ACGFIN
FINN375	Keuangan Pribadi	ACGFIN
ACN375	Pasar Global	ECN
ECN460	Regulasi Perbankan	ECN
INT100	Keragaman Perbankan	INT
INT201	Bahasa Spanyol untuk Bisnis	INT
INT202	Bahasa Perancis untuk Bisnis	INT

8.  Struktur Basis Data

       Struktur basis data adalah cara data diorganisasi agar pemrosesan data menjadi lebih efisien. Struktur ini kemudian diimplementasikan melalui suatu sistem manajemen basis data. Kita akan membahas tiga struktur standar, tetapi terdapat perhatian untuk mengembangkan struktur-struktur baru yang akan memproses data dalam jumlah yang sangat besar dengan lebih efisien.

       Sistem Manajemen Basis Data (DBMS) adalah suatu aplikasi peranti lunak yang menyimpan struktur basis data, data itu sendiri, hubungan diantara data di dalam basis data, dan nama-nama formulir, jenis-jenis data, angka dibelakang desimal, jumlah karakter, nilai-nilai default, dan seluruh uraian field lainnya. Inilah sebabnya mengapa basis data yang dikendalikan oleh suatu sistem manajemen basis data disebut sekumpulan data terhubung yang dapat menjelaskan dirinya sendiri (self-describing set of related data).

9.  Struktur Basis Data Hierarkis

            Sistem manajemen basis data yang pertama, IDS (Integrated Data Store), dikembangkan oleh GE pada tahun 1964. Basis data ini dipengaruhi oleh hasil kerja standarisasi oleh Komite Bahasa Sistem Data (Committee on Data System Language-CODASYL). Komite ini memiliki anggota dari pemerintahan, industri, dan akademis sehingga standar yang diciptakan akan terbuka untuk semua pihak. CODASYL membentuk suatu Gugus Tugas Basis Data (Data Base Task Group) dan memberinya tanggung jawab untuk mengembangkan standar-standar basis data.

            Sistem manajemen basis data IDS mengikuti suatu struktur basis data hierarkis. Struktur hierarkis ini dibentuk oleh kelompok-kelompok data, subkelompok, dan beberapa subkelompok lagi; jika Anda menggambar struktur ini, ia akan terlihat seperti cabang-cabang dari sebuah pohon. Seperti cabang sebuah pohon, untuk mendapatkan suatu record dari satu cabang ke cabang lainnya mengharuskan sistem manajemen basis data tersebut menavigasi kembali ke persimpangan umum dari cabang-cabang tersebut.

            Struktur hierarkis untuk basis data pada awalnya populer karena ia bekerja dengan baik pada sistem pemrosesan transaksi yang melakukan tugas-tugas seperti pengendalian persediaan, entri pesanan, piutang, dan utang dagang. Tugas-tugas akuntansi di atas adalah beberapa diantara operasi-operasi bisnis pertama yang dikomputerisasikan.

            Alasan lain dibalik kepopulerannya adalah karena struktur hierarkis memanfaatkan sumber daya komputer secara efisien, khususnya ketika sebagian besar record di dalam basis data kan digunakan di dalam aplikasi. Organisasi ingin seluruh pelanggan mendapatkan tagihan, semua vendor dibayar, dan semua pesanan diproses. Untuk aplikasi-aplikasi ini, struktur hierarkis akan memanfaatkan sumber daya basis data dengan sangat efisien. Pada tahun 1960-an, ketika struktur hierarkis sedang dikembangkan, sumber daya komputer sangatlah mahal.

            Namun, ketika para manajer hanya menginginkan sedikit record terpilih saja dari sejumlah besar record di dalam basis data, struktur hierarkis menjadi tidak efisien.  Hal ini karena setiap record basis data hierarkis memiliki satu field yang menunjukan pada alamat penyimpanan dari record logis berikutnya di dalam basis data. Record-record tidak harus disimpan dengan susunan fisik yang berurutan didalam suatu alat penyimpanan. Satu pointer akan menunjukan record yang “berikutnya secara logis” (record setelahnya), dan sistem manajemen basis data akan mengambil record yang “berikutnya secara logis.” Akan tetapi, keputusan manajerial mungkin hanya membutuhkan satu record yang spesifik untuk menghadapi suatu masalah bisnis. Seorang manajer menginginkan suatu record pesanan penjualan tertentu untuk menghadapi keluhan pelayanan dari seorang pelanggan tertentu, dan bukannya sebuah daftar yang berisi ribuan pesanan pembelian yang diterima pada hari itu.

10.  Struktur Basis Data Jaringan

            Struktur basis data jaringan dikembangkan untuk memungkinkan penarikan record-record tertentu. Ia memungkinkan satu record tertentu menunjukan ada semua record lainnya di dalam basis data. Gugus Tugas Basis Data yang merupakan subkomite dari CODASYL mengeluarkan spesifikasinya untuk struktur basis data jaringan pada tahun 1971.

              Struktur jaringan memecahkan permasalahan keharusan untuk menarik balik hingga kembali ke “cabang” yang menyatukan basis data. Secara konseptual, setiap record dalam basis data dapat menunjukan ke semua record lain di dalam basis data, ibarat seperti meloncat ke setiap cabang pada sebuah pohon. Akan tetapi, rentang kemungkinan koneksi yang begitu lebar ini juga merupakan kelemahan dari penerapan struktur jaringan pada masalah-masalah praktis. Mengizinkan setiap record menunjuk ke record-record yang lainnya akan terlalu kacau. Bahkan profesional sistem informasi sekalipun akan mengalami kesulitan dalam mengembangkan basis data dengan menggunakan struktur jaringan.

11.  Struktur Basis Data Relasional

            Organisasi bisnis tidak pernah secara luas menerapkan sistem manajemen basis data yang dibangun berdasarkan struktur jaringan. Namun, organisasi masih membutuhkan cara untuk mengatasi masalah-masalah manajerial dalam penggunaan basis data; yakni, mereka membutuhkan cara untuk dapat fokus pada subkelompok kecil data dan hubungan dari sepotong data ke data lain tanpa harus melakukan navigasi melalui record data perantara dalam jumlah besar.

            Masalah lainnya adalah bahwa tabel-tabel di bagian cabang yang lebih jauh ke bawah hanya dapat dihubungkan ke satu tabel yang lebih tinggi. Seperti selembar daun pada sebuah pohon, satu tabel hanya terkait pada hanya satu cabang saja. Jika kita ingin menambah untuk fakultas , maka diagramnya akan terlihat seperti figur 6.3 secara konseptual, tabel MATA KULIAH kan memiliki dua tabel yang lebih tinggi yang menunjukan kearahnya, FAKULTAS dan JURUSAN. Hubungan ini tidak diperkenankan oleh struktur baris data hierarkis.

            Terobosan muncul dari riset dasar mempergunakan aljabar relasional yang dilakukan secara independen oleh C. J. Date dan E. F. Codd. Pekerjaan mereka erat kaitannya dengan struktur basis data relasional yang merupakan struktur yang saat ini paling umum dipergunakan oleh organisasi-organisasi bisnis. Struktur basis data seeperti ini terlihat seperti sekumpulan tabel-tabel yang mirip seperti tabel-tabel spreadsheet. Relasi di antara tabel tidak disimpan sebagai petunjuk atau alamat; sebagai gantinya, relasi antara tabel bersifat implisit.

            Jika struktur hierarkis dan jaringan mengandalkan diri pada relasi fisik (physical relationship) di dalam bentuk-bentuk alama-alamat penyimpanan, relasi dalam struktur  basis data relasional adalah implisit. Relasi implisit (implicit relationship) dapat secara tidak langsung berasal dari data. Ketika terdapat satu field (kolom) data yang sama dalam dua tabel, maka record (baris) dari kedua tabel tersebut akan dapat digabungkan ketika nilai-nilai field datanya sama. Inilah cara bagaimana kita telah menggabungkan bersama tabel-tabel JURUSAN dan MATA KULIAH dengan menggunakan nilai-nilai dalam field Singkatan.

            Konsep dari suatu struktur basis data yang terdiri atas tabel-tabel dimana relasi terbentuk secara implinsif dngan mencocokan nilai-nilai dalam field data yang sama, akan mudah untuk dipergunakan dan dipahami. Kemudahan penggunaan memiliki arti yang sangat penting. Ketika organisasi menjadi lebih “datar” (ketika telah direorganisasikan sehingga memiliki lapisan manajemen yang lebih sedikit), akan terdapat lebih banyak spesialis yang tersedia untuk mengumpulkan data dari sistem berbasis komputer dan membuat laporan bagi manajer. Para manajer dan staf profesional harus mengakses informasi seucara langsung dari satu basis data agar dapat mendukung pengambilan keputusan yang mereka lakukan. Struktur mirip tabel dari sistem manajemen basis data relasional adalah sebuah format yang dapat di pahami dengan cepat oleh manajer maupun staf profesional.

12.  Contoh Basis Data Relasional

          Contoh-contoh field data, table, dan relasi diantara table akan memberikan latar belakang untuk konsep-konsep basis data yang akan disajikan di bab ini nanti. Satu basis data bernama jadwal telah dibuat dari table-tabel yang telah kita pergunakan sebelumnya di bab ini dan beberapa table lainnya. (kita akan menggunakan huruf yang dicetak miring untuk nama basis data agar dapat membedakannya dari nama table). Basis data akan memecah informasi kedalam beberapa tabel karena jika informasi disimpan hanya pada satu tabel, maka akan terdapat banyak nilai field data yang terduplikasi, sehingga menyeabkan data menjadi berulang (Redundant). Basis data akan mengurangi pengulangan data dalam tabel-tabel.

          Basis data akan meningkatkan konsistensi data dan akurasi data. Ini merupakan masalah yang sangat penting. Manajer mengambil keputusan yang sangat penting bagi operasi perusahaan. Dan oleh sebab itu, mereka membutuhkan data yang akurat dan konsisten dengan data lain di dalam basis data. Mengurangi jumlah pengulangan data adalah hal yang baik, tetapi konsistensi dan akurasi data merupakan suatu hal yang vital.

13.  Basis Data Jadwal

          Contoh yang dipergunakan disini di implementasikan pada peranti lunak system manajemen basis data Microsoft Access, namun implementasi ini akan serupa pada setiap produk basis data relasional lainnya. IBM, Oracle, Microsoft dan banyak perusahaan lain menyediakan peranti lunak system manajemen basis data relasional. Implementasi dapat sedikit bereda, tapi semua mempergunakan struktur yang sama.

          Tabel MATA KULIAH dalam Access disajikan pada Figur 6.4. Ia merupakan daftar yang memuat nilai-nilai field data. Tabel itu sendiri harus didefinisikan terlebih dahulu didalam Access sebelum nilai-nilainya dimasukan dalam field data. Figur 6.5 menunjukan definisi dari field kode. Icon di sebelah kiri kode adalah suatu kunci, yang menunjukan bahwa kode adalah field kunci untuk untuk tabel MATA KULIAH. Kode adalah suatu field teks, dimana ia dapat memuat huruf, digit, dan simbol. Dengan melihat ukuran field di Figur 6.5, Anda dapat mengetahui bahwa field tersebut dibatasi hingga delapan karakter saja.

          Perhatikan bahwa pembatasan-pembatasan lainnya dapat diterapkan untuk nilai-nilai kode. Satu maks input dapat diterapkan untuk nilai-nilai kode. Satu maks input dapat dipergunakan untuk memaksakan karakter-karakter teretentu dimasukan dalam satu cara tertentu. Untuk nilai-nilai kode kita, mask “ LLL000” dalam definisi DBMS Access akan mensyaratkan tiga karakter pertama berupa huruf dan tiga karakter terakhir berupa digit. Untuk jenis-jenis field yang lainnya, seperti nomor telepon atau kode pos, maks input yang tepat juga dapat dibuat. Nilai-nilai standar (default) juga dapat ditentukan sekaligus juga aturan untuk memvalidasi (memeriksa) nilai-nilai yang telah dimasukan. Setiap nilai yang dimasukan oleh pengguna yang tidak memenuhi persyaratan akan di tolak dan tidak akan di catat kedalam basis data.

          Field kode adalan kunci untuk tabel, sehingga tidak diperkenankan adanya nilai-nilai duflikat. Nilai kunci haruslah unik. Tetapi field-field lain dapat memperkenankan adanya duflikasi jika perancang memilih pilihan tersebut.

          Figur 6.6 menunjukan bahwa nilai-nilai field singkatan akan dicari dari sejumlah daftar nilai-nilai dalam dalam daftar tabel JURUSAN. Ingatlah kembali dari tabel 6.6 bahwa field singkatan ditambahkan ke tabel MATA KULIAH sehingga record-record dari MATA KULIAH dan JURUSAN akan dapat digabung secara logis. Nilai-nilai data dari field singkatan dari tabel JURUSAN ditampilkan dalam menu drop-dwon ketika mereka mencoba untuk memasukan nilai didalam field Singkatan pada tabel MATA KULIAH. Ini akan memastikan pengguna yang memasukan data ke dalam tabel MATA KULIAH tidak melakukan kesalahan ketik ketika memasukan nilai-nilai singkatan.

          Rancangan field-field dalam tabel MATA KULIAH memungkinkan pengguna mendukung keakuratan dan konsentrasi data. Konsistensi antara tabel MATA KULIAH dan JURUSAN ditekankan karena nilai-nilai data yang dimasukan kedalam field singkatan dalam tabel MATA KULIAH dipilih dari daftar nilai-nilai yang telah terdapat dalam field Singkatan tabel JURUSAN. Mask input dapat memastikan nilai-nilai kode dimulai dengan tiga huruf dan diakhiri dengan tiga digit angka. Akurasi akan dikendalikan oleh aturan-aturan validasi. Definisi field memang sederhana namun cukup memiliki kekuatan.

          Pengulangan lebih sulit untuk di konseptualisasi, khususnya setelah tabel-tabel selesai dipisahkan. Tabel 6.7 menunjukan tabel field-field MATA KULIAH dan JURUSAN sebelum di pisahkan ke tabel-tabel yang berbeda. Perhatikan bahwa nama jurusan, lokasi, dan nomor telepon diulang kembali. Dalam tabel 6.6, tabel MATA KULIAH hanya memiliki singkatan-singkatan jurusan yang diulang – Field-field yang berulang itu memungkinkan MATA KULIAH dihubungkan dengan JURUSAN. Field-field yang berulang membutuhkan ruang penyimpanan yang lebih besar, pemrosesan record yang lebih lambat, dan mengundang ketidaksonsistenan data. Asumsikan jurusan Bisnis Internasional mengubah namanya menjadi “Bisnis Global”. Jika hanya dua dari tiga record yang terpengaruh dalam tabel 6.7 yang diubah, basis data tidak akan dapat memastikan nama jurusan mana yang benar.

          Memindahkan field-field data Nama, Lokasi, dan Telepon ketabel yang terpisah berarti bahwa satu perubahan pada salah satu field-field diatas hanyalah satu dan satu-satunya perubahan yang dibutuhkan, ketidakkonsistenan data akan terhindari. Nilai-nial field Singkatan perlu untuk diulangi kembali dalam tabel MATA KULIAH. Pengulangan memungkinkan kita menggabungkan record-record dari tabel-tabel JURUSAN dan MATA KULIAH yang terpisah.

          Figure 6.7 menunjukan fiel-field, tabel, dan relasi diantara tabel-tabel dalam basis data jadwal. Field-field didalam tabel-tabel yang mencerminkan kunci ditulis dalam cetak tebal. Garis-garis diantara tabel menunjukan field-field mana yang merupakan field bersama yang menyatukan tabel-tabel dalam suatu relasi.

14.  Konsep basis data

          Ketika pengguna memikirkan record didalam suatu basis data, mereka secara intuitif akan merasa bahwa urutan-urutan record yang ditampilkan dalam sebuah laporan merupakan cerminan dari urut-urutan penyimpanan record tersebut didalam diks computer. Sebuah record yang bagi pengguna, ditampilkan sebelum atau sesudah beberapa record lainnya, pada kenyataannya mungkin disimpan dibagian diks yang sepenuhnya terpisah. Suatu system manajemen basis data dapat penampilkan data ini dalam suatu urut-urutan yang logis dan secara intuisif tepat, meskipun masing-masing record dari basis data tersebut dapat tersebar dibanyak file dan terletak diseluruh penjuru ruang penyimpanan computer. Sebagai contoh, pada figure 6.4 nilai-nilai kode “ ACG 201” dan “ACG 301” terlihat ditampilkan saling berurutan, namun kedua record tersebut bisa jadi berada di tempat penyimpanan yang sama sekali berbeda. Integrasi logis record - record yang melintasi berbagai lokasi fisik ini disebut Konsep basis data (data base concept). Lokasi fisik pada media penyimpanan tidak tergantung pada persepsi pengguna akan lokasi logis.

          Dari dua sasaran utama dari konsep basis data adalah untuk meminimalkan pengulangan data dan untuk memperoleh independensi data. Pengulangan data seperti yang telah dibahas sebelumnya dalam bab ini akan membuang-buang ruang penyimpanan, memperlambat pemerosesan record, dan mengundang ketidakkonsistenan data.

          Independensi data (data independence) adalah kemampuan utntuk melakukan perubahan pada struktur data tanpa melakukan perubahan pada program-program aplikasi yang memproses data. Sebagai contoh, program computer untuk memproses pesanan pembelian adalah program yang terpisah dari data pesanan pembelian yang disimpan didalam basis data. Independensi data tercapai dengan menempatkan spesifikasi data di dalam tabel-tael dan kamus yang secara fisik terpisah dari program.

          Mengacu kembali ke figur 6.5, ukuran field kode dapat ditingkatkan dari 8 menjadi 10 karakter didalam definisi tabel tanpa mempengaruhi aplikasi apapun yang menggunakan field kode. Ketika program-program computer melakukan akses langsung ke file-file data untuk mengambil data, mereka harus secara eksplisit menyataka format data. Hal ini akan memerlukan kode program computer untuk ditulis ulang jika jumlah karakter untuk kode mengalami perubahan dari 8 menjadi 10. jika terdapat 25 aplikasi computer yang membutuhkan akses field kode, maka seluruhnya akan perlu dimodifikasi. Dengan independensi, tidak diperlukan penulisan ulang  kode computer lagi, karena satu-satunya perubahan hanyalah pada definisi dari field disebut di dalam basis data.

          Kamus data (data dictionary) mencakup definisi-definisi dari data yang disimpan didalam basis data dan dikendalikan oleh system manajemen basis data. Figure 6.5 menunjukan hanya satu tabel dalam basis data jadwal. Struktur basis data yang dimuat dalam kamus data adalah kumpulan dari seluruh definisi field, definisi tabel, relasi tabel, dan hal-hal lainnya. Nama field data, jenis data (seperti teks, atau angka, atau tanggal), nilai-nilai yang valid untuk data, dan karakteristik lainnya akan disimpan dalam kamus data. Perubahan-perubahan pada struktur data hanya dilakukan satu kali didalam satu data. Program-program aplikasi yang mempergunakan data tidak akan ikut terpengaru.

15.  Membuat Basis Data

               Konsepnya, proses pembuatan sebuah basis data akan melibatkan tiga langkah utama. Pertama, menentukan data yang akan anda butuhkan. Kedua, menguraikan data tersebut. Ketiga, memasukan data kedalam basis data.

a.    Menentukan Kebutuhan Data

              Menentukan data yang perlu dikumpulkan dan disimpan adalah langkah penting dalam mencapai suatu system informasi berbasis computer. Kita dapat mempergunakan dua pendekatan dasar untuk menentukan kebutuhan data, pendekatan yang berorientasi pada proses ( process oriented) untuk membutuhkan kebutuhan datanya, maka perusahaan tersebut akan menjalankan urutan-urutan langkah pada berikut ini. Pertama, mengidentifikasi masalah. Kemudian keputusan yang dibutuhkan untuk memecahkan masalah yang sudah teridentifikasi, dan menjabarkan informasi yang dibutuhkan untuk setiap keputusan. Selanjutnya, menentukan pemerosesan yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi, dan terakhir menentukan spesifikasi data yang diminta oleh pemerosesan. Pendekatan process oriented ini juga disebut pendekatan yang berorientasi pada masalah (problem-oriented-approach) dan pemodelan yang berorientasi pada proses (process-oriented-modeling). Untuk mendefinisikan kebutuhan data dalam suatu pendekatan process-oriented akan dijalankan langkah-langkah sebagai berikut.

1.    Mendefinisikan masalah.

2.    Mengidentifikasikan keputusan yang dibutuhkan.

3.    Manjabarkan kebutuhan informasi.

4.    Menentukan pemprosesan yang dibutuhkan.

5.    Menentukan spesifikasi kebutuhan data.

               Alasan mengapa pendekatan process-oriented kadang-kadang disebut pendekatan Problem-oriented adalah karena dimulai dengan suatu masalah. Masalah dapat baik atau buruk atau dapat menjadi suatu ancaman bagi perusahaan atau peluang untuk dieksploitasi. Setelah masalah teridentifikasi, data dan pemerosesan yang berhubungan dengan solusi masalah tersebut juga akan dapat ditentukan. Kekuatan dari pendekatan process-oriented adalah bahwa pendekatan ini dapat mengatasi masalah dengan baik.

b.    Pendekatan Pemodelan Perusahaan

              kekuatan pendekatan pemodelan perusahaan adalah bahwa mengambil keuntungan dari sudut pandang sumber daya data perusahaan yang luas. Semua area diperhitungkan, dan sinergi sumber daya data antara area-area bisnis juga akan dapat ditingkatkan. Meskipun pendekatan process oriented memungkinkan kebutuhan data dari masing-masing system dapat didefinisikan dengan satu cara yang logis, kelemahannya adalah kesulitan dalam mengaitkan data dari satu masalah bisnis ke data dari masalah bisnis lainnya. System informasi tidak dapat dengan mudah membagi data jika mereka terisolasi dari system informasi lain yang berhubungan dengan masalah-masalah bisnis yang lainnya. Kelemahan ini dapat diatasi dengan menentukan seluruh kebutuhan data perusahaan dan kemudian menyimpan data tersebut dalam basis data. Ini merupakan logika yang mendasari pendekatan pemodelan perusahaan (enterprise modeling approach).

              Jika perusahaan melakukan pemodelan data perusahaan, deskripsi dari seluruh data perusahaan disebut sebagai model data perusahaan (enterprise data model). Proses dari atas kebawah ini, yang dimulai selama perencanaan strategis untuk sumber daya informasi.

16.  Teknik-teknik Pemodelan Data

          Pemodelan kebutuhan data perusahaan didukung oleh teknik-teknik yang menguraikan data, bagaimana data diagregatkan ke dalam tabel dan bagaimana tabel dihubungkan satu sama lain. Terdapat sejumlah teknik, namun kita akan memusatkan perhatian hanya pada dua teknik saja. Diagram relasi entitas dan diagram kelas. Diagram relasi entitas digunakan untuk menguraikan hubungan antara kumpulan-kumpulan data konseptual sehingga record-recordnya yang saling berhubungan yang aka digabungkan bersama. Diagram kelas digunakan untuk menguraikan hubungan data maupun tindakan-tindakan yang mengoperasikan data didalam relasi. Tekni-teknik ini memberikan alan untuk memfasilitasi komunikasi antara pengguna dengan spesialis system informasi sehubungan dengan struktur data yang digunakan didalam suatu aplikasi system informasi.

17.  Diagram Relasi Entitas

                 Diagram relasi entitas (entity relationship diagram-ERD) seperti ditunjukan oleh namanya berhubungan dengan data didalam entitas dan hubungan antar entitas. Ketika pengguna dan spesialis informasi mulai untuk berkomunikasi tentang kebutuhan data untuk suatu system informasi, mereka akan berbicara mengenai pengumpulan field-field data yang saling berhubungan dari data field-field data individu. Kumpulan konseptual field-field data yang paling berhubungan ini disebut entitas (entities). Meskipun secara intuitif kita akan langsung tertarik untuk menganggap entitas sebagai tabel-tabel, kita tidak dapat melakukannya. Tabel merupakan hasil dari pemecahan entitas menjadi unit-unit berukuran lebih kecil yang mengikuti aturan-aturan struktur basis data. Suatu entitas dapat berubah menjadi satu tabel, namun sering kali satu entitas dipecah menjadi beberapa tabel. ERD adalah tingkat konseptualisasi data yang lebih tinggi dari pada tabel.

                 ERD juga mengungkapkan entitas-entitas nama yang sebaiknya secara konseptual dihubungkan dengan entitas yang lain. Hubungan antar entitas tidak ditentukan oleh field-field data yang sama dalam masing-masing entitas, karena selama tahap awal pengembangan system ini ketika ERD pertama kali di konseptualisasikan, field-field data yang sebenarnya tidak diketahui. Akan tetapi,  pengguna dan para professional system informasi dapat mengonseptualisasikan bagaimana record-record didalam entitas dapat berhubungan dengan recrd-record dientitas lain.

                 Entitas didalam ERD akan memiliki nama, sama halnya seperti tabel yang memiliki nama. Relasi juga akan menghubungkan entitas-entitas sama halnya seperti garis-garis yang menghubungkan tabel-tabel melalui field-field yang sama diantara tabel. Relasi ERD akan menunjukan jika satu record dalam satu entitas akan berhubungan dengan satu atau lebih record di entitas yang lain.

                 Mari kita asumsikan bahwa kita perlu menguraikan data yang dibutuhkan untuk satu system informasi baru. System ini akan selalu melacak perusahan dan karyawan sekaligus juga produk-produknya. Dari uraian yang singkat ini, kita akan dapat membayangkan bahwa terdapat tiga entitas data yang terpisah, perusahaan, karyawan, dan produk. Entitas diwakili oleh kotak-kotak didalam suatu ERD, Sebelum relasi diantara entitas dinyatakan, kita harus membuat beberapa asumsi terlebih dahulu. Pertama, suatu record entitas PERUSAHAAN akan mengandung informasi mengenai nama perusahaan, alamat, dan seterusnya. Kedua, sebuah perusahaan dapat memiliki banyak karyawan, tetapi seorang karyawan hanya akan bekerja untuk satu perusahaan. Asumsi ini sedikit disederhanakan, karena beberapa orang dapat mengerjakan dua atau lebih pekerjaan, namun asumsi ini akan membuat penjelasan mengenai ERD menjadi lebih mudah untuk diikuti. Terakhir, kita berasumsi bahwa record-record dalam entitas PRODUK menunjukan barang-barang tertentu dan bukannya produk umum seperti “minuman ringan”.

                 Karena perusahaan menjual produk, maka akan terdapat relasi antara entitas PRODUK dan PERUSAHAAN. Demikian pula hal nya dengan perusahaan yang mempekerjakan karyawan, sehingga akan terdapat relasi diantara kedua entitas. Relasi diwakili oleh garis yang diberi nama, penanaman merupakan hal yang penting untuk dokumentasi. Dapat memberikan penjelasan mengapa perancang membuat relasi diantara kedua entitas.

                 Bagian terakhir dalam membuat ERD adalah menentukan berapa banyak record disalah satu entitas yang akan berhubunga dengan record dalam entitas yang lain. Ini merupakan langkah penting dalam konseptualisasi yang akan berdampak pada bagaimana tabel basis data yang sebenarnya akan dibuat. Dalam contoh kita asumsikan sebuah perusahaan dapat mempekerjakan sejumlah karyawan dan seorang karyawan dapat bekerja hanya untuk satu perusahaan saja. Kata kuncinya adalah “dapat” dan “mungkin”. Satu perusahaan tertentu diperkenalkan lebih dari satu orang karyawan, tetapi ia tidak diharuskan untuk mempekerjakan lebih dari satu.

                 Pada praktiknya, diagram relasi entitas dikembangkan pada bagian awal proses, sebelum field-field data tertentu didefinisika. Belakangan, dibuat tabel-tabel field yang mengarah pada pembuatan suatu basis data. ERD adalah satu sarana komunikasi dan dokumentasi yang bermanfaat diantara professional system informasi dan para pengguna. Ketika para pemikiran-pemikiran dapat terdokumentasi dan terkomunikasikan dengan jelas, spesialis system informasi akan memiliki kelengkapan yang lebih baik dalam mengembangkan suatu struktur system manajemen basis data guna mendukung pengambilan keputusan,

18.  Diagram Kelas

                 Suatu diagram relasi entitas hanya merupakan penyajian grafis dari data dan relasi, bukannya tindakan-tindakan yang dilakukan atas data. Terdapat satu teknik di mana data  yang digunakan dalam aplikasi dan tindakan-tindakan yang terkait dengan data dapat disajikan dengan grafis. Teknik ini di sebut diagram kelas (class diagrams), dan merupakan salah satu dari beberapa model rancangan yang berorientasi pada objek. Objek adalah bongkahan konseptual dari suatu sistem informasi—data, tindakan-tindakan yang dilakuakan atas data, dan relasi di antara objek. Objek memiliki karakteristik-karakteristik lain yang bermanfaat dalam melakukan analisis serta perancangan sistem informasi, namun di sini kita hanya tertarik pada dampak yang mereka berikan pada penguraian data.

                 Diagram kelas (class diagram) terdiri atas kelas-kelas yang memiliki nama, field-field di dalam kelas, dan tindakan-tindakan (kadang di sebut sebagai metode) yang dilakukan atas kelas. Diagram kelas masih merupakan penyajian data konseptual di tingkat atas, namun penambahan tindakan-tindakan yang akan di ambil atas data dapat membantu memperjelas rancangan spesifik tabel-tabel di dalam basis data.

19.  Menggunakan Basis Data

                 Kita biasanya berinteraksi dengan sebuah basis data dari sebuah komputer pribadi meskipun data tersbut berada di tempat lain dalam jaringan. Formulir, laporan, dan query adalah metode-metde umum yang digunakan untk mengakses basis data yang disimpan dalam suatu sistem manajemen basis data.

20.  Laporan dan Formulir

                 Mayoritas interaksi pengguna dengan basis data adalah melalui laporan dan formulir. Sebagian besar vendor perangkat lunak manajemen basis data menawarkan GUI yang memudahkan pembuatan formulir dan laporan. Kebanyakan laporan dan formulir yang dibutuhkan oleh pengguna dapat dibuat tanpa bantuan dari profesional sistem informasi.

Perbedaan besar antara formulir dan laporan adalah dalam formatnya.

a.    Formulir (forms)

          secara tipikal menampilkan satu record saja dalam satu waktu dan tidak memberikan ikhtisar data sert biasanya tidak melalukan agresi data dari banyak basis tabel data. Perlu dicatat bahwa formulir memiliki kemampuan ini namun jarang digunakan. Perbedaan terbesar antara formulir dan laporan adalah bahwa formulir dapat digunakan untuk menambah, menghapus, atau memodifikasi record-record basis data.

Navigasi 

             Pengguna dapat melakukan navigasi dari satu record ke record berikutnya dengan mempergunakan baris navigasi yang berada dibagian bawah formulir. Icon pada baris navigasi memerintahkan formulir untuk membuat suatu record baru. Formulir memungkinkan dilakukanna pembuatan record baru maupun modifikasi record-record yang sudah ada.

Akurasi

             Formulir akan menjalankan definisi field data yang telah ditentukan ketika basis data dibuat. Definisi-definisi tersebut dapat menentukan nilai-nilai valid tertentu, rentang data untuk nilai-nilai numerik, dan aturan-aturan lain diluar jangkauan field data. Formulir memberikan satu kesempatan untuk menyesuaikan nilai-nilai data pada aplikasi area bisnis tertentu, bukannya satu aturan nilai umum yang berlaku bagi keseluruhan pengguna basis data.

Konsistensi

             Adalah hal yang sangat penting ketika nilai-nilai field dalam satu tabel dipergunakan untuk menggabungkan record-nya ke tabel yang lain. Jika seseorang pengguna salah memasukan nilai field, maka artinya, record tersebut tidak akan dapat digabungkan ke tabel-tabel yang lain.

Penyaringan

             Basis data dapat memiliki jumlah data yang luar biasa banyaknya. Pengguna mungkin ingin menyaring record yang ingin dilihat dengan menggunakan formulir ini. Setiap field dalam formulir dapat digunakan sebagai saringan (filter).

b.    Laporan (report)

                      Adalah data teragregasi dari basis data yang diformat dengan cara yang akan membantu pengambilan keputusan. Satu asumsi dibuat oleh penghasil laporan yaitu jika tidak terdapat detail pada record pada tingkat terendah, maka record yang lebih tinggi untuk detail tesebut hendaknya tidak perlu ditampilkan. Mengharuskan laporan menampilkan record bahkan ketika tidak ditemukan record yang sama di tabel yang lebih rendah adalah suatu pekerjaan yang mudah. Tetapi jika para pengguna tidak mengetahui bahwa laporan yang dibuat dengan atau standar dapat mengecualikan record-record tertentu, maka mereka dapat mengambil keputusan yang urang terinformasi dengan baik.

21.  Query

                 Beberapa pengguna ingin melangkah lebih jauh dari laporan dan formulir untuk memberikan pertanyaan langsung ke basis data. Query adalah suatu permintaan kepada basis data untuk menampilkan record-record yang dipilih, sistem manajemen basis data biasanya memberikan antarmuka yang mudah untuk digunakan bagi para pengguna. Query pada umumnya memilih field data dalam jumlah terbatas dan kemudian membatasi record-record yang ditampilkan berdasarkan satu kumpulan kriteria tertentu.

                 Query-by-example (QBE), karena peranti lunak sisteem manajemen basis data menyajikan suatu format terstandarisasi yang kemudian dilengkapi oleh pengguna sehingga sistem tersebut dapat menghasilkan satu query yang sebenarnya. Konsep query-by-example adalah suatu hal yang signifikan karena pentingnya arti seorang manajer dapat melakukan akses langsung atas nilai-nilai basis data. Formulir dan laporan dapat menampilkan sejumlah hasil yang mengaburkan hal-hal yang sebenarnya ingin ditemukan oeh manajemen. Manajer dapat memanfaatkan QBE untuk dapat dengan cepat menemukan data tertntu untuk memecahkan masalah.

22.  Bahasa Query Terstruktur

                 Bahasa Query Terstruktur atau Structured Query Language (SQL) adalah kode yang digunakan oleh sistem manajemen basis data relasional untuk mengerjakan pekerjaan-pekerjaan basis data-nya. SQL telah menjadi topik yang penting karena dua alasan. Pertama, seiring dengan lebih banyak basis data yang dapat diakses melalui Web, manajer dan para profesional lainnya perlu untuk mengetahui bahwa SQL adalah metode pilihan untuk berinteraksi dengan basis data-basis data berbasis web. Kedua, para manajer perlu untuk mengetahui bahwa menulis SQL bukanlah hal yang sulit bagi sebagian besar kebutuhan data mereka.

23.  Pemrosesan Basis Data Lanjutan

                 Pemrosesan analitis on-line atau on-line analytical processing (OLAP) telah menjadi hal yang semakin umum dalam peranti lunak sistem manajemen basis data. Vendor-vendor memasukkan fitur ini untuk memungkinkan dilakukannya analisis data yang mirip dengan statistik cross-tabulation. Sebagai contoh, salah satu field dalam tabel PROYEK (Tabel 6.4) berisi angka nilai yang diberikan untuk proyek. Jika anda ingin mengetahui jumlah dari seluruh nilai untuk proyek-proyek dalam setiap mata kuliah di setiap jurusan, maka OLAP akan berguna.

                 Data mining, data marts, dan data werehousing mengacu pada kelompok konsep yang melihat data perusahaan sebagai sebuah peti harga yang harus dibuka, diperiksa, dan dikuasai. Ketiganya memusatkan perhatian pada metodologi-metodologi yang menawarkan akses yang cepat kepada para pengguna untuk mengagregasikan data-data tertentu untuk kebutuhan pengambilan keputusan mereka. Knowledge discovery (penemuan pengetahuan) adalah konsep menarik lainnya. Dengan berkembangnya basis data dan semakin banyaknya jumlah data yang disimpan.  

24.  Personel Basis Data

            Terdapat beberapa personel penting yang berkaitan dengan basis data. Administrator basis data memiliki tanggung jawab teknis maupun manajerial atas sumber daya basis data. Programer basis data diminta untuk membuat kode komputer pemrosesan data yang efisien. Pengguna akhir basis data adalah personel basis data penting lainnya. Melalui keputusan yang mereka buat dan jumlah data yanng diambil, pengguna akhir memberikan dampak yang sangat besar pada desain, penggunaan , dan efisiensi basis data.

25.  Administrator Basis Data

                 Spesialis informasi yang ahli dalam mengembangkan, menyediakan, dan mengamankan basis data adalah administrator basis data (database administrator-DBA). Administrator basis data mengawasi seluruh aktivitas basis data. Mereka harus memiliki keahlian manajerial maupun keahlian teknis yang tinggi. sebuah perusahaan pada umumnya memiliki beberapa administrator basis data, yang di kelola oleh seorang manajer administrasi basis data. Administrator basis data harus memahami operasi bisnis perusahaan, karena keputusan-keputusan dalam bidang operasional sebagian besar akan didorong oleh isi basis data. Mereka juga harus menguasai teknologi basis data, karena peranti keras dan peranti lunak DMBS memiliki dampak yang mendalam pada kecepatan dan kemudahan penggunaan basis data.

                 Tugas-tugas DBA dapat dibagi menjadi empat area utama: perencanaan, implementasi, operasi, dan keamanan:

·       Perencanaan basis data

mencakup bekerja dengan manajer-manajer area bisnis dalam mendefinisikan kebutuhan data perusahaan. DBA hendaknya menjadi anggota dari setiap tim yang terlibat dengan pendekatan process-oriented atau pemodelan perusahaan dalam menentukan kebutuhan data. Selain itu, DBA memainkan peran penting dalam memilih peranti keras dan peranti lunak sistem manajemen basis data.

·       Implementasi Basis Data

terdiri atas pembuatan basis data untuk mengikuti spesifikasi dari sistem manajemen basis data yang dipilih, maupun menyiapkan dan melaksanakan kebijakan dan prosedur bagi pengguna basis data.

·       Operasi Basis Data

meliputi penawaran program-program pendidikan bagi para pengguna basis data dan memberikan bantuan jika dibutuhkan.

·       Keamanan Basis Data

meliputi pengawasan aktivitas basis data dengan menggunakan angka statistik yang diberikan oleh sistem manajemen basis data. Selain itu, sistem manajemen basis data memastikan basis data tetap aman. Di dalam suatu lingkungan bisnis dimana beberapa vendor diperkenankan untuk mengakses basis data organisasi atau di mana organisasi memperkenankan pelanggan untuk mengakses sistem entri pesanan untuk menempatkan pesanan mereka, keamanan basis data telah menjadi satu masalah yang sangat kompleks. Penting untuk di ingat bahwa keamanan basis data tidak hanya berhubungan dengan menjaga dari masuknya pengguna yang tidak berwenang, namun juga memberikan kemudahan akses bagi pengguna yang berwenang.

26.  Programer Basis Data

                 Programer Basis Data menunjukan spesialisasi dan seleksi tingkat tinggi. Mereka sering kali memiliki lebih banyak pengalaman dan pelatihan dari pada programer-programer lain yang dimiliki oleh perusahaan. Salah satu alasannya adalah bahwa basis data merupakan pusat penyimpanan fakta bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan pemrograman di dalam basis data, maka konsekuensinya akan dapat dirasakan oleh pengguna dalam jumlah yang sangat besar. Karena alasan ini, perusahaan menginginkan para programer basis data-nya di pilih dari personel paling ahli yang tersedia.

                 Programer basis data sering kali menuliskan kode untuk memecah atau mengagregasikan data bagi basis data. Seorang pengguna kemudian dapat men-download data yang telah dikumpulkan secara efisien ini dari sumber daya komputer perusahaan ke komputer pribadinya. Salah satu keuntungannya adalah basis data perusahaan hanya di akses satu kali saja, dan pemrosesan basis data lebih lanjut akan terjadi hanya pada sumber daya komputasi pengguna, sehingga memberikan tingkat efisiensi yang lebih tinggi bagi pengguna basis data. Keuntungan lainnya adalah bahwa pengguna tidak perlu mengakses sepenuhnya dari basis data perusahaan, dan karena seorang pengguna akan memiliki kemungkinan lebih besar untuk melakukan kesalahan dari pada seorang programer basis data, maka basis data tersebut menjadi lebih aman.

27.  Pengguna Akhir

                 Pengguna akhir tidak dapat diabaikan sebagai personel penting yang berinteraksi dengan basis data. Mereka membuat laporan dan formulir, memberikan query kepada basis data, dan menggunakan jawaban dari pertanyaan basis data mereka untuk pengambilan keputusan yang akan memengaruhi perusahaan dan unsur pokok lingkungannya.

                             Peranti lunak sistem manajemen basis data telah mengalami evolusi dengan mendorong interaksi oleh para pengambil keputusan. Pengguna tidak perlu mengetahui bagaimana cara membuat kode dari bahasa query terstruktur. Formulir query-by-example memungkinkan pengguna memilih beberapa pilihan dan menjalankan query. Semakin mudahnya penggunaan telah menimbulkan kenaikan penggunaan oleh pengguna akhir, yang selanjutnya dapat menyebabkan meningkatnya jumlah kesalahan yang dilakukan oleh pengguna akhir.

                             Sistem manajemen basis data membuat asumsi-asumsi mengenai apa yang diinginkan oleh pengguna pada saat mereka meng-klik melalui antarmuka basis data. Kecuali jika pengguna mengetahui asumsi-asumsi yang di buat, data yang ditampilkan mungkin bukanlah hal yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan. Pengguna memerlukan pelatihan dalam sistem basis data sehingga sumber daya basis data akan dapat menjadi aset yang sebenarnya dalam pengambilan keputusan.

28.  Menempatkan Sistem Manajemen Basis Data Dalam Perspektif

       Sistem manajemen basis data memungkinkan kita membuat sebuah basis data, memelihara isinya, dan menyebarkan data kepada khalayak pengguna yang luas tanpa harus mempergunakan pemrograman komputer yang berbiaya mahal. Kemudahan penggunaannya memungkinkan para manajer dan staf profesional mengakses isi basis data dengan pelatihan yang sederhana.

               Setiap sisi teknologi informasi memiliki keuntungan dan kerugiannya masing-masing, sistem manajemen basis data juga demikinan.

29.  Keuntungan DBMS

                 Keuntungan DBMS telah dijelaskan sebelumnya, tetapi penting untuk dijelaskan kembali di sini. DBMS memungkinkan perusahaan maupun pengguna perorangan untuk:

·       Mengurangi pengulangan data.

Jumlah data akan dikurangi, dibandingkan dengan ketika file-file komputer di simpan secara terpisah untuk setiap aplikasi komputer. Data yang terduplikasi hanya terbatas pada field-field yang dibutuhkan untuk menggabungkan data dari dua tabel. Data yang sama di antara file-file, dalam suatu sistem manajemen basis data relasional, digunakan untuk membentuk relasi implisit di antara data.

·       Mencapai independensi data.

Spesifikasi data di simpan dalam basis data itu sendiri dari pada di setiap program aplikasi. Perubahan-perubahan dapat dilakukan satu kali, ke struktur data, tanpa meminta dilakukannya perubahan pada banyak program aplikasi yang mengakses data.

·       Mengambil data dan informasi dengan cepat.

Relasi logis dan bahasa query terstruktur memungkinkan pengguna menarik data dalam hitungan detik atau menit dibandingkan dengan berjam-jam atau berhari-hari jika mengambil data dengan menggunakan bahasa pemrograman tradisional seperti COBOL atau Java. Hal ini disebabkan program komputer dalam COBOL atau Java tidak perlu di tulis untuk mengakses data. Sistem manajemen basis data itu sendiri yang memberikan alat-alat seperti QBE dan SQL untuk mengakses data.

·       Keamanan yang lebih baik.

Baik DBMS mainframe maupun komputer mikro dapat memiliki tingkat pengamanan keamanan yang berlapis seperti kata sandi, direktori pengguna, dan enkripsi. Data yang dikelola oleh DBMS lebih aman dari pada kebanyakan data lainnya di dalam perusahaan.

30.  Kerugian DBMS

                 Keputusan untuk menggunakan DBMS akan membuat perusahaan atau pengguna memberikan komitmennya untuk:

·       Membeli peranti lunak yang mahal.

DBMS untuk mainframe mahal harganya. DBMS berbasis komputer mikro, meskipun harganya hanya beberapa ratus dolar, dapat menjadi pengeluaran yang sangat besar bagi sebuah organisasi kecil. Untungnya, Hukum Moore masih berlaku, dan biaya peranti keras komputer dan peranti lunak akan terus menurun. Kerugian ini setiap tahun akan semakin berkurang arti pentingnya.

·       Mendapatkan konfigurasi peranti keras yang besar. 

Kemudahan dengan mana DBMS dapat menarik informasi mendorong lebih banyak pengguna memanfaatkan basis data. Meningkatnya jumlah pengguna yang di dorong oleh kemudahan penggunaan dapat menyebabkan pada meningkatnya jumlah sumber daya komputer untuk mengakses basis data.

·       Mempekerjakan dan memelihara staf DBA.

DBMS menuntut pengetahuan khusus agar dapat memanfaatkan secara penuh kemampuannya. Pengetahuan khusus ini paling baik diberikan oleh administrator basis data.

                 DBMS bukanlah prasyarat mutlak bagi pemecahan masalah. Akan tetapi, para spesialis informasi dan pengguna menemukannya sebagai salah satu alat bantu perusahaan yang terbesar dalam pengambilan keputusan